warfair Personalhandbok

Denna handbok beskriver de grundläggande policyer, principer och procedurer för anställda på warfair.

1.     Övergripande policyer

warfair har fastställt ett antal övergripande policyer som företaget har anslutit sig till och som anställda på warfair förväntas efterleva och bidra till. De gäller för denna personalpolicy och finns beskrivna på företagets webbplats: https://www.warfair.store/pages/open

2.     warfairs arbetsmiljöpolicy

Det övergripande syftet med warfairs arbetsmiljöpolicy är att säkerställa en arbetsplats där de anställda trivs, utvecklas och upplever det arbete de utför som meningsfullt.

warfairs arbetsmiljöpolicy är därför mer än en sammanfattning av arbetsplatsens plikt att agera socialt ansvarsfullt. Tanken bakom vår arbetsmiljöpolicy är också att nöjda medarbetare är bra för produktiviteten och ger företaget bättre förutsättningar att lösa sina uppgifter.

Därför sker arbetet med vår arbetsmiljöpolicy i ett samarbete mellan ledning och anställda. Vi genomför löpande APV (arbetsplatsbedömningar) och vi är tydliga med hur vi hanterar arbetsrelaterad stress samt mobbning och trakasserier, och vilka erbjudanden warfair tillhandahåller i det sammanhanget.

warfairs arbetsmiljöpolicy ska säkerställa:

  1. Att det finns en balans mellan arbetsuppgifter, deras mängd och tyngd, och den tid som finns till förfogande.
  2. Att det finns variation och balans i arbetsuppgifterna, t.ex. mellan driftuppgifter och utvecklingsuppgifter, uppgifter som kräver kontakt och uppgifter som förutsätter fördjupning, belastande och mindre belastande arbetsuppgifter, roliga och tråkiga arbetsuppgifter samt meriterande arbetsuppgifter.
  3. Att hänsyn tas till den enskilda medarbetarens livssituation, insikt, erfarenhet, ålder och arbetsförmåga vid utformningen av tjänsten.
  4. Att fokus ligger på kompetensutveckling och på att den enskilda medarbetaren har de fackmässiga och personliga kvalifikationer som krävs för att lösa uppgifterna.
  5. Att fokus ligger på konstruktiva samarbetsmodeller (t.ex. team, pararbete, faddersystem, handledning, back-up-funktioner) som ger goda kollegiala gemenskaper och lättar på trycket för den enskilde.
  6. Att de anställda upplever organisatorisk rättvisa.
  7. Att fokus ligger på arbetsmiljöaspekten vid förändringsprocesser, t.ex. omstruktureringar, ny teknik, organisationsändringar och upplösning av arbetsgemenskaper.
  8. Att det finns en plan för utbildning av ledare, inklusive särskilt mellanchefer, i hur man skapar en god fysisk och psykisk arbetsmiljö och hur man hanterar eventuella problem.
  9. Att introduktionsprogram tas fram för nyanställda, vilka omfattar alla dagliga rutiner på företaget som är relevanta för medarbetaren. Detta inkluderar bland annat instruktioner för relevanta maskiner och vikter.
  10. Att fokus ligger på arbetsplatskulturen och en god ton på arbetsplatsen.
  11. Att det finns kontroll på arbetstiden.
  12. Att det finns tillgång till relevant information, välfungerande IT-system och liknande.

3.     Medarbetarnöjdhet och arbetsplatsbedömning (APV)

warfair vill följa medarbetarnöjdheten både genom löpande och årliga medarbetarsamtal samt genom årliga medarbetarenkäter.

En APV har tagits fram för företaget. APV:n upprättas varje år, även om lagen endast föreskriver vart tredje år. Frågorna i APV:n täcker både fysiska och psykiska förhållanden. All sjukfrånvaro från arbetet bedöms dessutom för att se om det rör sig om arbetsmiljörelaterad sjukfrånvaro och om det finns arbetsmiljöförhållanden som kan bidra till sjukfrånvaron.

Följande arbetsmiljöförhållanden kan orsaka sjukfrånvaro och framgår av APV:n: Olyckor, tungt och hårt fysiskt arbete, dåliga arbetsställningar och otillfredsställande psykisk arbetsmiljö.

4.     Övergrepp och kränkningar – trakasserier och mobbning

warfair har en nolltoleranspolicy mot sexuella övergrepp och kränkningar och ansluter sig till ILO-konvention 190 (Violence and Harassment Convention) för att förbjuda, förebygga och skydda mot våld och övergrepp, inklusive sexuella övergrepp och kränkningar.

Mobbning förekommer när en eller flera personer regelbundet och under längre tid – eller upprepade gånger på ett grovt sätt – utsätter en eller flera andra personer för kränkande handlingar som personen i fråga uppfattar som sårande eller nedvärderande. De kränkande handlingarna blir dock först mobbning när personen inte kan försvara sig effektivt mot dem. Skämt som av båda parter uppfattas som godartade, eller enstaka konflikter, är inte mobbning.

Sexuella trakasserier föreligger när någon form av oönskat verbalt, icke-verbalt eller fysiskt beteende med sexuella undertoner visas, med syfte eller verkan att kränka en persons värdighet, särskilt genom att skapa ett hotfullt, fientligt, nedvärderande, förnedrande eller obehagligt klimat.

Mobbning/trakasserier kan inte accepteras och ledningen har en skyldighet att reagera och stoppa mobbning/trakasserier. Den anställda kan klaga till sin närmaste chef, ägaren av företaget eller dennes make/maka, samt klaga till den etiska kommittén (se länk under ”Klagomålsmekanism”)

5.     Inkludering

warfair strävar efter att vara en inkluderande arbetsplats som skapar utrymme för personer som i högre eller lägre grad haft svårt att få fotfäste på arbetsmarknaden.

6.     Hemarbete

De anställda kan i den mån det är möjligt arbeta hemifrån.

7.     Sjukfrånvaro

Frånvaro ska anmälas till närmaste chef senast kl. 07.00. Det är chefens ansvar att hitta ersättare.

8.     Annan frånvaro

Efter överenskommelse kan ledighet tas ut i samband med begravning och andra personliga förhållanden.

9.     Arbetsanhopning

Det är chefens ansvar att prioritera arbetsuppgifter vid hög arbetsbelastning samt att se till att bemanningen passar verksamheten, så att löpande övertid undviks. Det ska även finnas möjlighet att ta ut avtalade raster.

10. Antikorruption

warfair har en nolltoleranspolicy mot korruption och strävar efter att tillämpa internationella standarder för antikorruption, inklusive Global Reporting Initiative (GRI 205: Anti-corruption) och rapporteringspraxis från Global Compact.

11. Avfallshantering

Allt avfall ska sorteras i biologiskt nedbrytbart avfall för kompost, papper, kartong, plast, glas och metall.

Elektroniskt avfall ska sorteras och lämnas på anvisad plats på den kommunala återvinningscentralen.

Farligt avfall (batterier m.m.) ska sorteras och lämnas i respektive avfallsbehållare.

warfair strävar efter att välja emballage som har de bästa miljö- och klimategenskaperna och samtidigt följer dansk livsmedelslagstiftning.

Allt emballage (kartonger för försändelse, papper m.m.) som kan köpas FSC-märkt ska köpas som FSC-märkt.

12. Hantering av rån, svåra eller hotfulla kunder

Medarbetaren är instruerad i hur man hanterar ett rån: gör som rånaren säger, stanna inte kvar och spring inte efter rånaren, och notera signalement.

Vid samtal från hotfulla kunder, be om telefonnummer och upplys kunden om att ägaren av företaget kommer att kontakta kunden.

Möjlighet till psykologiskt första hjälpen och krishjälp finns vid behov.

Riktlinjer för hantering av reklamationer har upprättats, varvid ersättningsvara skickas.

13. Brand

Det finns en brand- och evakueringsinstruktion som informerar personalen om vad de ska göra om de vid något tillfälle behöver evakuera warfair på grund av brand:

  1. Översiktskartor över nödutgångar och utrymningsvägar sitter synligt på en eller flera platser i warfair, är inte övertäckta och har gåtts igenom med personalen.
  2. Utrymningsvägar får inte blockeras.
  3. Självstängande dörrar får endast stå öppna om de stängs automatiskt vid brand. Självstängningsfunktionen får därför inte sättas ur funktion med kilar, krokar, lådor eller dylikt.
  4. Brandsläckningsutrustningen ska vara fritt tillgänglig och inventarier, lådor eller annan utrustning får inte placeras framför den.
  5. Var försiktig med öppen eld.
  6. Levande ljus och dekorationer ska placeras på ett obrännbart och stabilt underlag och på säkert avstånd från gardiner och annat brännbart material. Tända ljus ska hållas under konstant uppsikt.
  7. Sopsäckar och liknande ska avlägsnas dagligen och placeras i ett särskilt avfallsrum eller i en container.
  8. Kaffemaskiner, elugnar och liknande elektriska apparater ska alltid kopplas ur från vägguttaget efter användning. Dra gärna ut kontakten.

14. Allmän information

Medarbetaren informeras om:

  1. ändringar i övergripande policyer och principer
  2. ändringar i scheman
  3. omstruktureringar
  4. ombyggnad, flytt eller stängning
  5. nyanställda
  6. warfairs varusortiment, erbjudanden och rea-varor m.m.

15. Klagomålsmekanism

warfair har en klagomålsmekanism som kan användas av både externa partners och anställda. Anställda kan skriva till complaints@warfair.dk. Klagomål hanteras av den etiska kommittén.

Ytterligare information om klagomålsmekanismen finns i warfair Complaints Mechanism - Policy and Procedure.