warfair Personalehåndbog

Denne håndbog beskriver de grundlæggende politikker, principper og procedurer for medarbejdere i warfair.

1.     Overordnede politikker

warfair har fastlagt en overordnede række politikker som virksomheden har tilsluttet sig og som medarbejdere i warfair forventes at efterleve og bidrage til. De er gældende for denne personalepolitik og er beskrevet på virkomhedens hjemmeside: https://www.warfair.store/pages/open 

 

2.     warfairs arbejdsmiljøpolitik

Det overordnede formål med warfairs arbejdsmiljøpolitik er at sikre en arbejdsplads, hvor medarbejderne trives, udvikler sig og oplever det arbejde, de udfører, som meningsfuldt.

warfairs arbejdsmiljøpolitik er derfor mere end en opsummering af arbejdspladsens pligt til at optræde socialt ansvarligt. Tanken bag vores arbejdsmiljøpolitik er også, at tilfredse medarbejdere er godt for produktiviteten og giver virksomheden bedre baggrund for at løse sine opgaver.

Derfor foregår indsatsen i vores arbejdsmiljøpolitik i et samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Vi afholder løbende APV og vi er tydelige omkring, hvordan vi håndterer arbejdsbetinget stress samt mobning og chikane, og hvilke tilbud warfair stiller til rådighed i den sammenhæng. 

warfairs arbejdsmiljøpolitik skal sikre:

1. At der er balance mellem arbejdsopgaver, deres mængde og tyngde og den tid, der er til rådighed.
2. At der er variation og balance i arbejdsopgaverne, fx mellem driftsopgaver og udviklingsopgaver, opgaver, der kræver kontakt, og opgaver der forudsætter fordybelse, belastende og mindre belastende arbejdsopgaver, gode og dårlige arbejdsopgaver og meriterende arbejdsopgaver.
3. At der bliver taget hensyn til den enkelte medarbejders livssituation, indsigt, erfaring, alder og arbejdsevne ved sammensætning af jobbet.
4. At der er fokus på kompetenceudvikling og på, at den enkelte medarbejder har de faglige og personlige kvalifikationer, der gør det muligt at løse opgaverne.
5. At der er fokus på konstruktive samarbejdsmodeller (fx teams, makkerpar, følordninger, supervision, back-up-funktioner), der giver gode kollegafællesskaber og letter presset på den enkelte.
6. At medarbejderne oplever organisatorisk retfærdighed.
7. At der er fokus på arbejdsmiljøaspektet ved forandringsprocesser, fx omstruktureringer, ny teknologi, organisationsændringer og opbrydning af arbejdsfællesskaber.
8. At der er en plan for uddannelse af ledere herunder særligt mellemledere i, hvordan man skaber et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø, og hvordan man håndterer eventuelle problemer.
9. At der bliver udarbejdet introduktionsprogrammer for nye medarbejdere, som omhandler alle daglige rutiner i virksomheden, som er relevante for medarbejderen. Herunder blandt andet instruktion i relevante maskiner og vægte.
10. At der er fokus på arbejdspladskulturen og god tone på arbejdspladsen.
11. At der er styr på arbejdstiden.
12. At der er adgang til relevant information, velfungerende it-systemer og lignende.

3.     Medarbejdertilfredshed og arbejdspladsvurdering (APV)

warfair vil følge medarbejdertilfredsheden både gennem løbende og årlige medarbejdersamtaler og gennem årlige medarbejdertilfredsundersøgelser.

Der er udarbejdet en APV for virksomheden. APV’en udarbejdes hvert år, selvom loven foreskriver at det kun er hvert tredje år. Spørgsmålene i APV’en dækker både de fysiske og psykiske forhold. Al sygefravær fra arbejdet, vurderes desuden, om det er arbejdsmiljørelateret sygefravær og om det er arbejdsmiljøforhold, der kan være medvirkende til sygefraværet.

Følgende arbejdsmiljøforhold kan medføre sygefravær og fremgår af APV’en: Ulykker, tungt og hårdt fysisk arbejde, dårlige arbejdsstillinger og utilfredsstillende psykisk arbejdsmiljø.

4.     Overgreb og krænkelser –  chikane og mobning

warfair har en nul-tolerance politik overfor seksuelle overgreb og krænkelser og tilslutter sig    ILO Konvention 190 (Violence and Harassment Convention) for at forbyde, forebygge og beskytte mod vold og overgreb herunder seksuelle overgreb og krænkelser.

Der er tale om mobning, når en eller flere personer, regelmæssigt og over længere tid  – eller gentagne gange på grov vis – udsætter en eller flere andre personer for krænkende handlinger, som vedkommende opfatter som sårende eller nedværdigende. De krænkende handlinger bliver dog først til mobning, når vedkommende ikke er i stand til at forsvare sig effektivt mod dem. Drillerier der af begge parter opfattes som godsindede, eller enkeltstående konflikter er ikke mobning.

Der foreligger sexchikane, når der udvises enhver form for uønsket verbal, ikkeverbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner med det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed, navnlig ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima.

Mobning/chikane kan ikke kan accepteres og ledelsen har pligt til at reagere og stoppe mobning/chikane. Medarbejderen kan klage til sin nærmeste chef, ejeren af virksomheden eller dennes ægtefælle samt klage til den Etisk Komité (se link under ”Klagemekanisme”)

5.     Rummelighed

warfair tilstræber at være en rummelig arbejdsplads der skaber plads til borgere som af den ene eller andet grad har haft svært ved at finde fodfæste på arbejdsmarkedet.

6.     Hjemmearbejde

Medarbejderne kan i det omfang det kan lade sig gøre arbejde hjemmefra.

7.     Sygefravær

Der meldes fravær til nærmeste chef senest kl. 07.00. Det er chefens ansvar at finde afløser.

8.     Andet fravær

Efter aftale kan der holdes fri i forbindelse med begravelse og andre personlige forhold.

9.     Travlhed

Det er chefens ansvar at prioritere arbejdsopgaverne ved travlhed samt at få bemandingen til at passe i virksomheden, således at der ikke er løbende overarbejde. Der skal ligeledes være mulighed for at afholde de aftalte pauser.

10. Anti-korruption

warfair har en nul-tolerance politik overfor korruption, og vil tilstræbe at anvende internationale standarder for anti-korruption herunder Global Reporting Initiative (GRI 205: Anti-corruption) og rapporteringspraksis fra Global Compact. 

11. Håndtering af affald

Al affald skal håndteres i bionedbrydeligt affald til kompost, papir, pap, plastik, glas og metal.

Elektronisk affald skal sorteres og indleveres på den dertil indrettede plads på den kommunale genbrugsstation.

Farligt affald (batterier mv.) skal sorteres og afleveres i den respektive affaldsbeholder.

warfair tilstræber at udvælge emballage der har de bedste miljø og klimaegenskaber og samtidig overholder dansk fødevarelovgivning.

All emballage (papkasser til forsendelse, papir mv.) der kan indkøbes FSC mærket skal indkøbes FSC mærket.

12. Håndtering af røveri, vanskelige eller truende kunder

Medarbejderen er instrueret i, hvordan de skal takle et røveri; gør som røveren siger, ikke standse eller løbe efter røveren og tage signalement

Ved opkald fra truende kunder, anmodes om telefonnummeret og kunden bliver oplyst om, at ejeren af virksomheden vil kontakte kunden.

Der er mulighed for psykisk førstehjælp og krisehjælp efter behov.

Der er udarbejdet retningslinjer for håndtering af reklamationer, idet der fremsendes erstatningsvare

13. Brand

Der forefindes en brand og evakueringsinstruks, der informerer personalet om, hvad de skal gøre, hvis de på et tidspunkt er nødt til at evakuere warfair pga. brand;

1. Oversigterne over nødudgange og flugtveje hænger synligt et eller flere steder i warfair og ikke er dækket til, og at den er gennemgået med personalet.
2. Flugtveje må ikke spærres
3. Selvlukkende døre må kun stå åbne, hvis de ved brand lukker automatisk. Selvlukkefunktionen må derfor ikke sættes ud af funktion af kiler, kroge, kasser o.l.
4. Brandslukningsudstyret står frit og der må ikke placeres inventar, kasser eller andet udstyr foran det.
5. Vær forsigtig med åben ild
6. Levende lys og dekorationer skal anbringes på u brændbart og stabilt underlag og i god afstand fra gardiner og andet brændbart materiale. Tændte lys skal holdes under konstant opsyn.
7. Affaldssække og lignende skal dagligt fjernes og anbringes i et særligt affaldsrum eller i en container.
8. Kaffemaskiner, el-ovne og lignende elektriske apparater skal altid afbrydes ved stikkontakten efter brug. Tag gerne stikket ud.

14.  Generel information

Medarbejderen informeres om

1. om ændringer i overordnede politikker og principper
2. om ændringer i vagtplaner
3. om omstruktureringer
4. om ombygning, flytning eller lukning
5. om nye medarbejdere
6. om warfairs varesortiment, tilbud- og udsalgsvarer mv.

15. Klagemekanisme

warfair har en klagemekanisme der både kan benyttes af eksterne partner og af medarbejdere. Medarbejdere kan skrive til complaints@warfair.dk. Klager behandles af den Etiske Komité.

Yderligere information om klagemekanismen kan findes i warfair Complaints Mechanism - Policy and Procedure.